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第四章 工作有计划才能秩序化（第2页）

下面我们就拿购物来说说计划安排的重要性：

在你走进超市之前，你是先列好购物清单或者在脑子里过一遍你需要买的东西，并准备好你的钱，还是等进了超市再一个货架挨一个货架的边看边想，终于拿齐了你要的东西之后，到了收银台前才发现自己忘了带钱包？或者你买了东西回家才发现你漏了一样马上要用的东西，不得不再跑一次超市？其实，提前列一个购物清单占用不了你几分钟的时间，甚至你只是需要在脑子里过一遍你需要的东西，你就可以节省很多的精力、时间，减少很多波折。当然，走进超市之前检查一下你的钱包和信用卡也是好习惯，避免你浪费了时间之后还要遭遇尴尬。有了一个小小的计划，你就可以保证一次拿到自己需要的所有用品，甚至你可以估算出大致的数额，减少花在收银台前的时间。

由此可见，我们不论做什么事都要有一个合理的计划，巧当的安排，才能提高做事的效率。这样既节省了时间，也能出色地完成工作。

许多时效高手，除了乐在工作外，也能从超高的时效本身获得快乐。这些人未必都是工作狂。不过，他们却以自己的成就和时效为傲：能在一天中做完别人一周内才能完成的事。

要让你的时效能力有显著的提升，并不需要激烈的改变，只要做好计划，安排好，就能从繁忙中开始得到更多喘息的机会，也渐渐学会在更短的时间内做更多的事，你的时效也会因此大幅提高。

如果对自己的工作缺乏控制意识，无论你有多强的责任心，都可能使自己的工作陷入混乱状态。只有给自己的工作分配出时间和日期，你才能一件一件按部就班的完成工作。如果你的工作没有计划，你不知道什么时间开始投入一项工作，你也不知道这项工作需要做什么样的准备，你只是认定了完成一项工作最好的方法就是去做，你就立即投入到工作之中，很可能给你造成很大的麻烦，你将事倍功半。不错，完成一项工作最好的方法确实是去做，但混乱的工作、盲目投入的工作就像是没有目标的旅行，你就是一个有勇无谋的莽撞的人。

没有计划的工作会让你在中途发现许多琐碎但必须做的小事，你不得不被这些琐碎小事缠住而心烦意乱，你甚至会觉得自己被失败感纠缠而放弃工作。即使你完成了工作，你也会对它产生负面印象，在你需要再做同样的工作时，你会因为它的琐碎厌烦、浪费时间而望而却步。

无论你要进行的是一项什么样的工作，事先做计划是必须的，因为它不会让你的工作陷入混乱之中。

4时间规划，提高效率

别人用两天才能完成的任务，你半天就可以完成，那你就没有理由不是优秀的，老板就没有理由不器重你，公司也没有理由不提升你。所以，我们要学会管理时间，提高效率，是工作的重要内容。

那么怎么样才能管理好自己的时间，做个高效执行的人？

在学会管理时间之前先来了解一下时间规划，规划时间是管理时间的前提和基础，只有做好了规划才能真正有效地把时间利用起来，提高效率。

一般说来时间规划分为如下几个方面：

（1）年度计划。在多年计划的基础上，对每年所要达到的任务和目标进行规划，注意别过早采取针对更长远目标的措施，而应当在上一年的年终，最迟在今年年初，确定今后12个月较大的任务和目标。

（2）月度计划。随着计划期限的缩短，计划的精度和准确度相应增大。月度计划更多地考虑细节任务，同时时间安排也以小时计。现实地安排月度计划的前提是你知道还有多少可自由安排的时间。在你的时间表中，要考虑给那些额外的、不可预知的任务预留时间，以便轻装上阵，从容地执行既定日程。

（3）每周计划。每周任务安排的主要问题有：①我本周应把精力集中在什么事情上（重点任务）?②什么是本周最大且最花费时间的任务?③哪些工作我本周必须完成或开始进行（硬性任务）?④为了应付例行事务，我该做些什么（来函、来电、会谈等等）?⑤哪些棘手的工作应该着手进行（可能面临的任务）?⑥什么是有用的、值得期望的或者是适当的?⑦有哪些未曾预见的事件可以事先进行安排?

（4）每日计划。每日计划是从每周计划中派生出来的，作为计划的第一步，首先确定哪些任务和活动要在当日完成。每日计划要求分步骤进行，把总任务细分成若干任务，以便把不同的活动落实到各个阶段。下面以每日计划为例，对系统的时间规划的五个步骤逐一论述。

第一步：列出任务。

在“每日计划”表格的相应栏目中，填上你第二天想要和必须完成的任务。包括：活动清单、每周计划或每月计划列明的任务；前一日未完成的转移任务；新下达的日常工作；需要应对的约会；周期性重复的任务。

第二步：估计需要的工作时间。

在每个任务后面记下估计需要的完成时间，通过累计算出估计的总时间。当然刚开始要准确估计任务需要多长时间很难办到，但经过多次实践后，你可以把一个经验值作为时间规划依据。

第三步：保留弹性机动性时间（60／40规划）。

把时间规划作为每日规划的基本规则。安排工作任务的时间不要超过60％，要留出40％的机动时间来处理不期而至的事情。对于一个8小时的工作日而言，可规划的时间约为5小时。

第四步：确定优先、删减和委派。

确立每件任务的优先次序（用ABC标出）；删减一些不必要浪费的时间；委派指的是将工作委派给别人。

第五步：事后检查——将未完成的任务转移。

按照经验，你不可能在一日之内完成所有想做的事情。因此，这些未能做完的事情就要推移到第二天。

时间规划只是第一步，量为重要的还是时间管理。要在同样的时间内争取最大的收获。比如参加商业活动，不同人的收获往往不同。有人只是按程序参加活动本身，活动结束后就算完成了任务。而效率意识较强的人则会在活动期间充分结交朋友、洞察商机，有意识地变相推销自己，在活动结束后，及时整理会议期间的有关资料，并进一步分析、推理，甚至有时还能得出至关重要的情报性结论。时间管理的重要性由此可见一斑。

工作能力不仅仅是技能的高低，也不仅仅是经验的多少，更重要的是在工作之前你能否做好时间规划。

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工作计划是一个单位、一个团体或个人在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

（1）工作计划的格式

①计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××学校团委2001年工作计划”。

②计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

③最后写订立计划的日期。