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第七章 订单跟踪及物料管理（第3页）

3。合同跟踪补充说明

（1）在合同跟踪过程中，要注意供应商的质量、货期的变化情况。需要对认证合同的条款进行修改的，要及时提醒认证人员办理，以利于订单的操作。

（2）注意把合同、各种经验数据分类保存工作做好。有条件的，可以釆用计算机软件管理系统进行管理，将合同进展状况录入计算机中，借助计算机自动处理跟踪合同。

（3）供应商的历史表现数据对订单下达及合同跟踪起到重要的参考价值，因此注意利用供应商的历史情况然后决定对其实施何种监督办法。掌握采购环境中供应商表现数据的多寡是衡量订单人员经验水平的一个指标。

【采购感悟】

订单跟踪有利于处理好合同、需求及库存三者之间的关系。

慎重选择承运方

承运方包括运输方式和承运商两个方面内容。

1。运输方式的选择

运输方式的选择是釆购过程的重要方面，它直接影响到釆购费用的成本高低。

在选择运输方式时要考虑以下几方面：

（1）货物批量的大小；

（2）货物的价值；

（3）运输距离的远近；

（4）货物紧急程度等。

一般情况下，从海外供应商采购的商品或国内供需双方沿海且路途较远的大宗商品采用海运方式；供需双方离火车站不太远且供需双方相距较远的大宗商品采用铁路运输；供需双方均在内陆且路途不太远的中小批量货物釆购用陆运；远距离、高价值、急需的商品可采用空运。

若是本地供应商，企业往往会要求供应商将货物运送至离生产线最近的仓库。若订量太小，供应商通常用快递方式来将商品运输至客户指定地点，在国内很多地方都出现了交货迅捷的卡车零担承运商，这种小型的第三方物流团体的出现不仅让供应方以最小成本运输了商品，而且从整个社会角度来讲整合了资源并创造了新的就业机会。

若是海外采购，海运的运输成本与当初报价双方选定的贸易术语（价格术语）有直接关系，与贸易术语的选用紧密相关的是货物的保险，因为在所有运输方式中海运的风险最大，恶劣的气候、沉船、海盗等因素都有可能使货物遭到毁灭性的损失。

在国际釆购中，最常见的贸易术语有FOB、CFR、C1F、EXW等几种，其中CIF令采购方最“省心”，发出订单后就等着收货，但是羊毛出在羊身上，CIF（及CFR）价格中所含的运费可能会令釆购方大失所望，且运输方式都为海运，除非采购方愿意支付昂贵的空运费。FOB及EXW的运费由买方承担，FOB报价中的交货地点选择很重要，不同的交货地点可能会令运输费相去甚远，釆购方负责交货后的运输及保险等事宜；EXW为釆购方在卖方所在地提货，运输方式、保险及清关均由买方办理，这种报价方式虽可让采购方“随心所欲”地选择运输工具，但却要求采购方有很强的境外事务处理能力。

2。承运商的选择

现在越来越多的企业选择第三方物流机构来处理企业的物流工作，国外的比例已接近百分之六十，国内的比例没有这么高，但是呈现上升趋势。物流外包，不仅可以使企业把精力集中于核心业务，而且专业物流机构也可将物流事务处理得比较完美。

大批量从海外采购的企业有的在香港设立了自己的收货仓

库，在聘请专职运输车队将货物从香港运至大陆制造工厂；还有的企业在香港聘用了专业物流公司来处理收货、转运等业务，由于物流公司的水平差别较大，所以选择哪一家物流公司作为承运商就变得十分重要，这与选择一个企业作为供应商在很多方面有相似之处，事实上，越来越多企业的釆购部都在参与承运商的选择，甚至其中相当部分的采购部有决定权。

在选择承运商时主要考虑以下几方面：

（1）准时交货的能力；

（2）收费的合理性；

（3）承运商所在的地理位置；

（4）合作的默契程度；

（5）承运商的经济实力等。

【采购感悟】

承运方不仅关系到采购方的运输费用问题，而且关系到货物的安全问题。

接收货物的技巧

1。货物的接收

货物的接收是采购过程中相当重要的一部分，有的企业把收货部直接归为采购部管辖，有的企业的收货部虽划归在货仓或物流部，但收货部仍间接对采购部负责，在日常工作中两个部门有着千丝万缕的联系。

企业的规模不同，在管理方式、管理水平上也存在着明显的差异，有的企业（以小企业居多）还在采取刀耕火种的作坊式作业方式，另外一些企业则享用着高科技文明带来的高效、准确的作业方式。有无推行MRP电脑系统令仓库收货及货物管理的作业方式有很大的不同，其准确性、效率及信息的共享程度有着天壤之别。

手工记账作业方式不仅要求作业员仔细、认真，而且由于信息共享性不好令别的部门难以査询收货信息及库存状态，另外一旦某个环节出错往往很难找岀错在什么地方；使用MRP电脑系统恰恰相反，不仅其他部分相关人员可轻易从系统中查询到收货情况及库存量，而且也可让收货人员准确、更高效地工作，例如有些ERP软件允许收货人员用条研码扫描器将物料信息输入到计算机中。

2。货物接收要点

（1）确认P0单号是否与待收货的P0单号一致，有时供应商会将P0单号漏写或搞错，使用MRP电脑系统的企业，如果供应商不提供P。号或P0号不对，货物就无法接收。

（2）确认供应商、物料名称、物料编号与P0单是否一致，实行了MRP系统的企业是按物料编号收货而不是物料名称。