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第五章 好方法让你工作很轻松（第2页）

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在工作中，很多人总是把工作想像得过重，或是要求过高，在这种无形的压力下，他们只知低头做事，不知去思考其方法，而终日忙忙碌碌，结果却收效甚微。

要知道，我们工作效率低往往并不是因为方法出了错，而是由于我们在匆忙混乱的工作之中缺乏思考而导致方法得不到正确的实施，于是形成了无头无绪。可以说，保证方法不出错的基本前提之一就是工作之前要思考。

智慧的力量体现在能进行正确的思考，那些职场的成功者善于用自己的脑子，把思考的力量发挥得淋漓尽致。思考的习惯是决定着工作有无成就的关键，要想把工作做得更好就要把思考的时间留出来。

在职场上，有些职员他们工作很热情，工作也很勤快，但是他们缺少的是思考。在他们的内心里，急于快速摆脱因工作压力带来的痛苦与紧张，他们缺乏对主客观条件的正确考虑，做事又草率。在强大的工作压力下，他们的生活节奏变得越来越快，做事也是匆匆忙忙的，往往容易几件事一起干，而结果恰恰又是什么事都没有做好。

古人云：“凡事预则立，不预则废。”在从事一份工作或是接受一项任务时，一定要先搞清楚、弄明白。只有在对工作有充分的了解后，再去思考如何按步骤去完成工作，有了高效的工作安排，才会高效地完成任务。

某公司研制出一种新产品，正在准备上市，小王是该公司的一名营销人员，在新产品上市之初，主要的任务就是开拓市场和寻找合适的经销商，这就是他的工作任务。那么小王如何能出色地完成任务呢？这里边就有一个方法问题。但是在开始之时，面对一个陌生的新产品市场，在开始一份市场销售工作时，是马上开始走街串巷盲目地寻找经销商，还是先通过市场调查，制定一份拜访专业经销商的计划与合理路线呢?

要知道，在每一个城市中都可能存在着成百上千的经销商，如果小王盲目地拜访他们中的一些，那么可能有很大一部分根本就不适合来经营此项新产品，或是他们想经销却又发现他们无法满足条件。在这个过程中，尽管小王的愿望是尽快完成工作，但往往会事与愿违，在匆忙的工作之中，浪费时间而收效甚微。

这时候，小王需要做的并不是急于拜访他们。此时应该做的是对其中有经销意向、有经营实力、有经济基础的部分经销商进行重点拜访，在与这部分经销商的谈判与沟通上，小王只有不急于求成，更不可率性而为、义气用事，多花些时间在他们身上是绝对值得的。同时，为了不放弃那些可以培养的潜在经销商，对经营相关产品的小型经销商，也需要给他们投递一些招商资料和产品信息。针对不同经销商，合理地安排时间，工作起来也会得心应手。

正如一位营销大师曾说过：“在开始一天的工作，或是开始一份新的工作任务之始，制定一个合理的工作安排，这个过程可能只会花上你五分钟的时间，但是起到的效果却是非常显著和有效的。”

因此，我们不管从事什么工作，事先的调查与分析对于实现工作目标，找到最佳的解决方案都是有益的。如果我们总是把钟表拨快一小时，那么工作就会乱套，费力不讨好。

但是，不匆忙并不表示拖延，懂得工作方法的人总是有条不紊，不慌不忙，没有积压，更不会主动拖延。有些人以为做事不匆忙是一件容易的事，每次做事时注意一点，慢下来不就可以了吗?但事实绝不这么简单!你会发现，一个凡事都匆匆忙忙的人做所有的事情都是冒冒失失的，他们过于相信自己的直觉，极易受情绪的支配。尽管他们在工作的一开始抱着好好做的愿望，但是还没有想好就马上去做，出了问题有了偏差也不去调整。因为赶时间而没有把事情做好的人，事后往往要花更多的时间来做开始时没做好的事情。这往往导致工作效率的低下，几个工作日过去了也没有很好地完成工作任务。

工作前一定要放慢你的手脚，让你的脑子先动起来，去寻找最佳的工作方法，再动手开展工作。

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时间管理权威指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力获得很大的提高。

为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种有效的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段，特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。工作日程表与计划不同，在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于他们不善于制定日程表，不善于安排好日常的工作。

制定工作日程表应遵守以下原则：

（1）以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，应以这样的重要工作为中心。

（2）以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种情况，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。

（3）把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。

由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么。

除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边等必不可少的地方，时时提醒自己。

在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事，如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做会更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理。这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理。

作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行，他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”

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工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，就在于进行合理的组织工作。一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”

组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条，既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合使用。

（1）综合，即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。

（2）结合，即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实际上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

（3）重新排列，即改变步骤的顺序。也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。假如你是一个业余作者，白天不容你静下来构思作品，晚上又难以入睡，不妨在此时让思绪遨游一番。

（4）变更，即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。

（5）穿插，尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究，等等。

（6）代替，即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。

（7）标准化，即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。

工作不但是干出来的，更是组织出来的。